Eine Notfallmappe passt in einen einzigen wasserdichten Ordner und enthält Originale von Urkunden, Verträgen und Vollmachten sowie Kopien von Ausweisen und Fahrzeugpapieren. Der Aufwand lohnt sich, weil der Ersatz Geld und Nerven kostet: Nach einer Aufstellung von Biallo (Stand September 2024) kostet ein neuer Personalausweis 37 Euro, ein Reisepass 70 Euro, und für eine Geburtsurkunde zahlst du meist 10 bis 15 Euro. Dazu kommen Wege, Termine und Wartezeiten, und zwar genau dann, wenn du ohnehin genug zu tun hast.
Welche Dokumente gehören in die Notfallmappe?
Die Städte Halle und Hamburg nennen in ihren Merkblättern fast dieselbe Grundausstattung. Dazu zählen Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden samt Stammbuch, Sparbücher, Kontoverträge und Wertpapiere, Versicherungspolicen, Renten- und Einkommensnachweise, Steuerbescheide, Zeugnisse, Miet- oder Leasingverträge sowie Testament, Patientenverfügung und Vollmachten. Das sind die Papiere, bei denen ein Verlust am meisten Arbeit macht, weil sich Inhalt und Datum nicht einfach neu ausstellen lassen.
Eine zweite Gruppe sind Papiere, von denen eine Kopie reicht: Personalausweis, Reisepass, Führerschein, Fahrzeugpapiere, Impfpass, Grundbuchauszüge, Änderungsbescheide, Beitragsbelege der Rentenversicherung, Rechnungen und Mitgliedsausweise. Die Stadt Hamburg begründet das bei Ausweisen und Fahrzeugpapieren mit der Sicherheit. Das passt zur Praxis, denn den echten Ausweis hast du bei einer Evakuierung ohnehin am Körper. Lege außerdem Fotos deines Hausrats dazu. Die Stadt Halle empfiehlt solche Aufnahmen, damit du Schäden gegenüber der Versicherung belegen kannst.
Bei einer Frage widersprechen sich die Quellen leicht. Hamburg führt Testament, Vollmachten und Verträge als Originale auf, Halle schreibt, die Mappe dürfe auch beglaubigte Abschriften oder Fotokopien enthalten. Beide Hinweise lassen sich verbinden: Das Original kommt in die Mappe, eine Kopie hinterlegst du zusätzlich an einem anderen Ort.
Wo bewahrst du die Mappe am besten auf?
Hamburg rät zu einem leicht zugänglichen, aber geschützten Platz, damit du die Mappe bei einer Evakuierung in Sekunden greifen kannst. Als Behälter empfiehlt die Stadt eine feuerfeste oder wasserdichte Box. Alle Familienmitglieder sollten wissen, wo sie steht, und sie kann neben dem Notfallrucksack liegen oder Teil davon sein. Wie du den Rucksack selbst packst, steht in unserem Artikel zur BBK-Checkliste für den Krisenfall.
Wichtig ist, was du vermeidest. Das Merkblatt der Stadt Halle warnt vor Orten mit starker Hitze oder Kälte, Staub, Feuchtigkeit und starken elektromagnetischen Feldern und nennt ausdrücklich ungedämmte Keller in Hochwassergebieten. Das ist kein theoretischer Hinweis. Kann bei dir Wasser in den Keller eindringen, gehört die Mappe in ein oberes Stockwerk. Mehr dazu findest du im Beitrag zu Hochwasser und Starkregen.
Wie sicherst du Dokumente digital?
Scans und Fotos ersetzen die Urkunde nicht, helfen aber enorm bei Anträgen und Rückfragen. Biallo empfiehlt Ende-zu-Ende-verschlüsselte Cloud-Anbieter aus Deutschland oder Europa, alternativ das lokale Verschlüsseln der Dateien, zum Beispiel mit 7-Zip, bevor du sie hochlädst. Für die Zugangsdaten nennt der Ratgeber einen Passwortmanager wie Bitwarden. Ein Scan ohne Schutz ist ein Risiko, denn in einer Mappe voller Ausweiskopien und Kontoverträge steckt alles, was jemand für Identitätsmissbrauch braucht.
Verlass dich nicht auf einen einzigen Datenträger. Die Stadt Halle weist darauf hin, dass Festplatten mechanisch ausfallen, USB-Sticks ihre Ladung verlieren und wiederbeschreibbare CDs durch Umwelteinflüsse leiden können. Ihr Rat: mehrere Kopien auf unterschiedlichen Systemen, regelmäßige Kontrolle und bei einem Defekt rechtzeitig auf ein neues Medium umkopieren. Außerdem können Programme zum Öffnen alter Dateiformate verschwinden, deshalb sollten Dateien nach einigen Jahren in ein aktuelles Format überführt werden. Feste Intervalle nennt die Stadt nicht. Ein fester Termin im Jahr, etwa der Jahreswechsel, erfüllt den Zweck.
Was gehört ins Vorsorgeregister?
Bei Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung hilft ein Original in der Mappe allein nicht, wenn niemand weiß, dass es existiert. Das Zentrale Vorsorgeregister nimmt Vorsorgevollmachten, Betreuungsverfügungen, Patientenverfügungen und den Widerspruch gegen das Ehegattennotvertretungsrecht auf. Laut Verbraucherzentrale (Stand 6. Oktober 2026) können Ärztinnen, Ärzte und Betreuungsgerichte darin nachsehen. Seit dem 1. Oktober 2026 lässt sich auch der Inhalt eines Dokuments hochladen, sodass Ärzte und Gerichte ihn lesen können. Das Original bleibt trotzdem nötig, denn die bevollmächtigte Person muss es zum Beispiel im Krankenhaus vorzeigen.
Zur Eintragung brauchst du eine der berechtigten Stellen, also Betreuungsbehörde, Betreuungsverein, Rechtsanwalt oder Notar. Du bringst das unterschriebene Original hin, eine Beglaubigung ist dabei freiwillig. Die Gebühr hängt von Zahlweg und Zahl der Vertrauenspersonen ab und beträgt bei Online-Registrierung mit Lastschrift nach Angaben der Verbraucherzentrale 20,50 Euro. Änderungen, Löschungen und Widerrufe sind kostenfrei.
Was tust du, wenn Papiere verloren gehen?
Bei Ausweisen zählt die Reihenfolge. Ein verlorener Reisepass muss sofort gemeldet werden, formlos schriftlich oder persönlich bei der Passbehörde oder der Polizei. Die Verlustbescheinigung ist laut den Angaben der Stadt Karlsruhe (Freigabe März 2026) gebührenfrei und wird in der Regel sofort ausgestellt. Der neue Pass kostet dort 70 Euro ab 24 Jahren und 37,50 Euro darunter, im Expressverfahren kommen 32 Euro dazu. Bearbeitungszeiten nennen die gelesenen Quellen nicht, plane deshalb Wartezeit ein.
Urkunden besorgst du beim Standesamt, Zeugnisse als beglaubigte Kopie bei der Schule oder Hochschule. Biallo nennt dafür meist 10 bis 20 Euro. Die Stadt Halle gibt zu bedenken, dass der Ersatz bestimmter Papiere schwierig oder sogar unmöglich sein kann, etwa bei Sparbüchern oder älteren Verträgen. Genau deshalb lohnt sich die Kopie an einem zweiten Ort: bei Verwandten, bei einer Notarin oder im Bankschließfach. Kosten für Schließfächer nennt keine der gelesenen Quellen, hier musst du bei deiner Bank nachfragen. Wie viel Bargeld du daneben bereithalten solltest, erklärt der Artikel zum Bargeld für den Notfall.